Tổ chức tiệc cưới là một trong những sự kiện trọng đại đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng, đặc biệt là việc đặt số lượng bàn tiệc phù hợp. Đặt sai số lượng bàn tiệc cưới có thể khiến ngân sách đội lên gấp đôi hoặc khách mời phải chen chúc, làm giảm sự sang trọng của ngày vui. Sau đây Tiệc Cao Cấp Trọng Ân sẽ gợi ý tới bạn kinh nghiệm đặt số lượng bàn tiệc cưới chất lượng.
Kinh nghiệm đặt số lượng bàn tiệc cưới hợp lý
Kinh nghiệm đặt số lượng bàn tiệc cưới hợp lý không chỉ giúp cô dâu chú rể tiết kiệm chi phí mà còn tạo không gian thoải mái, chuyên nghiệp, đảm bảo mọi người đều tận hưởng ngày vui. Dưới đây là những bí quyết đặt bàn tiệc cưới tiết kiệm mà bạn nên biết:
Bước 1: Xác định chính xác số lượng khách mời
Việc đầu tiên bạn cần biết khi đặt bàn tiệc cưới là lập danh sách khách mời chi tiết. Bạn nên ghi rõ số lượng khách mời từ 3-6 tháng trước ngày cưới để có thời gian gửi thiệp mời. Khi liệt kê khách hàng, hãy phân loại khách theo nhóm như gia đình hai bên, bạn bè thân thiết, đồng nghiệp và đối tác, đồng thời lưu ý trẻ em dưới 6 tuổi có thể ngồi chung bàn lớn mà không tính riêng, còn trẻ lớn hơn cần chỗ riêng.
Song song, bạn hãy dự trù thêm 10-15% số lượng cho khách bất ngờ như người thân xa hoặc bạn bè đi cùng. Kinh nghiệm thực tế cho thấy, nếu bỏ qua bước này, nhiều cặp đôi thường ước lượng sai dẫn đến thiếu 20-30 chỗ hoặc thừa bàn không cần thiết.
Bước 2: Tính toán số bàn dựa trên loại hình tiệc
Sau khi có số khách chính xác, áp dụng công thức đơn giản:
Số bàn cần = (Tổng số khách/ Sức chứa trung bình 1 bàn) + 10% dự phòng
Với tiệc cưới bàn tròn chứa thường là 8-10 người/bàn để thoải mái di chuyển và trò chuyện. Trong đó bàn dài phù hợp tiệc ngoài trời chứa 6-8 người. Ví dụ, đám cưới 200 khách với bàn tròn 10 người sẽ cần khoảng 20 bàn chính + 2 bàn dự phòng (tổng 22 bàn). Nếu tiệc buffet hoặc đứng thì giảm 20% số bàn vì khách linh hoạt hơn.
Bạn hãy xem xét loại hình tiệc: tiệc sang trọng cần bàn VIP cho hai bên gia đình (2-4 bàn), trong khi tiệc tiết kiệm ưu tiên bàn chung. Thực hành bằng cách vẽ sơ đồ thử trên giấy hoặc app như Floorplanner để hình dung bố trí, đảm bảo lối đi giữa các bàn ít nhất 1m và khoảng trống cho sân khấu, bàn gallery.
Bước 3: Chọn địa điểm và thương lượng tối ưu chi phí
Bạn hãy khảo sát trực tiếp các nhà hàng hoặc trung tâm tiệc cưới để kiểm tra sức chứa sảnh (thường 20-50 bàn/sảnh tiêu chuẩn), ưu tiên địa điểm có sảnh linh hoạt chia nhỏ hoặc ghép lớn. Bạn nên đặt sớm 4-6 tháng để nhận ưu đãi như giảm 10-20% giá bàn đầu tiên hoặc miễn phí hủy 1-2 bàn muộn (thường 7-15 ngày trước).
Bước 4: Áp dụng mẹo tiết kiệm và tránh sai lầm phổ biến
Để tối ưu chi phí, bạn hãy thêm 1-2 bàn dự phòng nhưng chọn đơn vị cho phép hủy miễn phí, đồng thời tối ưu trang trí bằng backdrop chung thay vì hoa tươi riêng từng bàn để giảm 30% chi phí decor. Tuy nhiên bạn nên tránh các sai lầm thường gặp như đặt theo “cảm tính may mắn” (ví dụ đặt 18 bàn vì số đẹp mà khách chỉ 150 người), bỏ qua yếu tố trẻ em/khách muộn dẫn đến chen chúc, hoặc không kiểm tra sơ đồ chỗ ngồi trước ngày cưới. Những mẹo này giúp tiết kiệm 15-25% ngân sách mà vẫn giữ không khí ấm cúng, chuyên nghiệp.
Cách đặt số lượng bàn tiệc cưới theo từng loại hình
Tiệc cưới đa dạng loại hình từ sang trọng đến thân mật, mỗi kiểu đòi hỏi cách đặt bàn riêng để cân bằng giữa khách mời và ngân sách. Dưới đây là cách đặt số lượng bàn tiệc cưới hợp lý theo từng loại hình mà bạn nên biết:
Tiệc cưới tròn tiêu chuẩn
Tiệc cưới tròn tiêu chuẩn là hình thức phổ biến nhất, phù hợp cho không gian trong nhà với 8-10 người/bàn để tạo sự gần gũi, trò chuyện thoải mái. Cách đặt số lượng bàn: Chia tổng khách mời cho 10 (ví dụ 200 khách cần 20 bàn chính), cộng thêm 10-15% dự phòng (2-3 bàn) cho khách bất ngờ, đảm bảo lối đi 1m giữa bàn và chỗ cho sân khấu. Ưu tiên loại này nếu tiệc sang trọng dưới 300 khách, giúp tiết kiệm vì dễ bố trí và trang trí đồng đều.
Tiệc cưới bàn dài
Tiệc cưới bàn dài (buffet hoặc ngoài trời) phù hợp đám cưới thân mật hoặc sân vườn, mỗi bàn dài chứa 6-8 người, khuyến khích khách tự phục vụ để tăng tương tác. Cách đặt: Tính số bàn = Tổng khách/ 7 + 10% dự phòng (200 khách ≈ 25-28 bàn), sắp xếp theo hàng dài với khoảng cách 1,5m để dễ di chuyển, giảm 20% số bàn so với bàn tròn nhờ buffet linh hoạt. Loại hình này tiết kiệm chi phí decor và phù hợp tiệc 100-200 khách, nhưng cần mái che nếu trời mưa.
Kinh nghiệm đặt số lượng bàn tiệc cưới kết hợp
Tiệc cưới kết hợp (VIP + thường) lý tưởng cho đám cưới hai bên gia đình đông đúc, với 2-4 bàn VIP chính giữa (10-12 người/bàn cao cấp) và bàn thường xung quanh. Bạn hãy ưu tiên 20% bàn VIP (ví dụ 200 khách: 4 bàn VIP + 18 bàn thường), tính tổng = (Khách VIP / 12) + (Khách thường / 10) + 2 bàn dự phòng, kiểm tra sơ đồ để VIP gần sân khấu. Loại hình bàn tiệc này phù hợp ngân sách trung bình, tăng sự trang trọng nhưng tránh lạm dụng VIP để không đội chi phí 30%.
Tiệc cưới đứng hoặc cocktail
Tiệc cưới đứng hoặc cocktail dành cho sự kiện hiện đại, trẻ trung dưới 150 khách, không cần bàn đầy đủ mà chỉ 30-50% số bàn thấp (4-6 người/bàn) kết hợp quầy phục vụ. Cách đặt bàn tiệc cưới như sau: Số bàn = 40% tổng khách / 5 + khu vực đứng rộng, ví dụ 100 khách chỉ cần 8 bàn, tập trung vào không gian di chuyển và nhạc sống.
Giải mã 1 bàn tiệc cưới giá bao nhiêu?
Giá một bàn tiệc cưới thường dao động từ 2-20 triệu đồng tùy phân khúc, với mức trung bình phổ biến 3,5-7 triệu đồng cho khoảng 10 khách. Các phân khúc giá đặt tiệc như sau:
- Phân khúc bình dân (2-4 triệu đồng) tập trung vào thực đơn truyền thống cơ bản như gà luộc, heo quay, phù hợp nhà hàng nhỏ hoặc tiệc tại nhà
- Giá bàn tiệc cưới tầm trung (4-7 triệu đồng) bổ sung hải sản, thịt cao cấp và nước ngọt, phổ biến ở các trung tâm tiệc cưới đô thị
- Phân khúc cao cấp (8-20 triệu đồng trở lên) nổi bật với món Âu-Á sang trọng như tôm hùm, rượu vang, dịch vụ trang trí chuyên nghiệp, thường tăng giá vào mùa cưới cao điểm (tháng 9-2 âm lịch) hoặc cuối tuần.
Các yếu tố ảnh hưởng chính ảnh hưởng tới giá đặt bàn tiệc cưới bao gồm địa điểm, số lượng bàn (ưu đãi từ 20 bàn), và dịch vụ bổ sung như âm thanh, ánh sáng, khiến tổng chi phí cho 10-30 bàn có thể lên 40-100 triệu đồng. Để tối ưu chi phí, bạn nên chọn dịch vụ đặt tiệc trọn gói chuyên nghiệp với báo giá minh bạch và đặt thêm 5 bàn dự phòng đám cưới.
Dịch vụ đặt bàn tiệc cưới chuyên nghiệp, uy tín
Dịch vụ đặt bàn tiệc cưới chuyên nghiệp, uy tín tại Tiệc Cao Cấp Trọng Ân là lựa chọn hàng đầu cho các cặp đôi mong muốn ngày trọng đại hoàn hảo mà không lo lắng về số lượng bàn tiệc. Với kinh nghiệm tổ chức hàng ngàn sự kiện, công ty cung cấp dịch vụ tư vấn miễn phí từ A-Z:
- Khảo sát chính xác số khách mời
- Tính toán số bàn hợp lý theo loại hình (bàn tròn 8-10 người, bàn dài buffet hay VIP kết hợp)
- Bố trí không gian linh hoạt với lối đi rộng rãi, sân khấu ấn tượng.
Đội ngũ nhân viên của công ty hỗ trợ đặt sớm ưu đãi giảm 10-20% chi phí, cho phép hủy bàn muộn không phạt, kết hợp thực đơn cao cấp và trang trí sang trọng để tiết kiệm tối đa ngân sách. Liên hệ ngay Tiệc Cao Cấp Trọng Ân để nhận báo giá cá nhân hóa và biến đám cưới thành kỷ niệm đáng nhớ!
Trên đây là chi tiết kinh nghiệm đặt số lượng bàn tiệc cưới chuyên nghiệp mà bạn nên biết. Nếu bạn có nhu cầu đặt tiệc trọn gói thì hãy liên hệ hotline Tiệc Cao Cấp Trọng Ân sớm nhất!
